Etablecer stock máximo y mínimo en la farmacia par ahorrar miles de euros
Tecnología aplicada a la farmacia El control de mínimos y máximos ha sido siempre uno de esos trabajos invisibles que se hacen con memoria, intuición y prisa. KeyFarma lo convierte en lo que debería ser: una decisión con datos, calculada cada noche, ajustada a cómo compra y cómo vende tu farmacia.
Entra en la trastienda de casi cualquier farmacia y encontrarás las dos caras del mismo problema.
En una estantería, varias cajas de un protector solar que no has conseguido vender: (dinero parado que caducará ) y en el cajón de al lado, el omeprazol genérico agotado un lunes por la mañana, con el paciente delante y el pedido directo tardando dos semanas en llegar.
Las dos cosas . sobrestock de lo que no rota y roturas de lo que sí, salen del mismo sitio: un control de mínimos y máximos hecho a ojo.
Por qué falla el mínimo/máximo "de toda la vida"
El método clásico consiste en ponerle a cada producto un mínimo y un máximo fijos, muchas veces heredados, otras puestos "a sentimiento" o copiados iguales para todo.
Y ahí están los fallos:
- Es un número fijo para un mundo que cambia. Lo que vendías hace un año no es lo que vendes hoy.
- Ignora quién te lo sirve. No es lo mismo un producto que te llega del mayorista en 24 horas que uno de compra directa a laboratorio que tarda dos semanas. El colchón que necesitas es completamente distinto.
- Trata igual a productos que se comportan distinto. Un genérico de rotación estable y un solar estacional no se calculan con la misma vara.
- Depende de la memoria de quien está detrás del mostrador. Y la memoria no escala a 6.000 referencias.
El resultado es siempre el mismo: capital inmovilizado, caducidades y roturas que se pierden en ventas y en confianza del paciente.
Cómo lo resuelve KeyFarma: partir de tus ventas, no de una plantilla
El módulo de Predicción de la Demanda → Stock de KeyFarma no te pide que adivines. Mira tus ventas reales y calcula, para cada producto, dos cosas: cuándo pedir y cuánto tener. Tú configuras cuatro ajustes una vez y el sistema hace el resto cada día.
1. Canales y tiempos de entrega: el mínimo depende de quién tarda
El mínimo (punto de pedido) es el nivel de alarma: cuando el stock baja de ahí, toca pedir. Y ese nivel no puede ser el mismo para todos, porque depende del plazo de entrega del canal por el que compras ese producto:
- Directo (laboratorio): +/-14 días.
- Transfer: 2 días.
- Mayorista (Cofares, Hefame…): 1 día.
La lógica es de sentido común: mínimo = lo que venderás mientras el pedido está de camino + un margen de seguridad. Cuanto más tarda tu proveedor, más alto tiene que ser el mínimo para no quedarte tirado. KeyFarma lo calcula automáticamente según el canal de cada producto.
2. Tipos de producto: cada patrón de venta, su ventana
El máximo (hasta cuánto llenar la estantería) depende de cómo se vende ese producto. No se calcula igual un genérico que un antihistamínico o un solar. Por eso KeyFarma agrupa los productos en tipos, cada uno con su ventana de cálculo y sus días de cobertura:
- Rotación normal --> últimos 60 días.
- Estacional de rotación media -->90 días.
- Estacional fuerte (solares) --> 365 días, para no dejarte sin stock en verano ni cargarte de crema en invierno.
3. El algoritmo: punto de pedido y "reponer hasta el máximo"
Por debajo hay un modelo de gestión de inventario probado (el clásico (s, S) / punto de pedido):
- Mínimo = uds/día × (plazo del canal + margen).
- Máximo = uds/día × días de cobertura.
- Sugerido a pedir = Máximo − Stock actual, redondeado a lote de compra.
Es decir: el sistema te dice la cantidad exacta que hay que pedir para volver a llenar, contando lo que ya tienes. Nada de "pide el doble por si acaso".
4. La IA que no te engaña, te ayuda
Aquí está la diferencia de verdad. Una media histórica es tonta: si un producto vendió algo el año pasado, seguirá sugiriéndote comprarlo aunque lleve meses sin moverse.
KeyFarma entrena cada noche un modelo de predicción con el catálogo completo y lo ajusta a tu farmacia. Con el interruptor "Optimizar con IA", el sugerido deja de salir de una media y pasa a salir de la previsión real de ese producto. ¿La consecuencia?
Un solar que vende 0,25 unidades al día no te va a sugerir comprar 5. Si el modelo ve que no se va a vender, el sugerido baja a 0. Y da igual que el canal tarde 15 días: si no se va a vender, no infla tu pedido.
Eso es lo importante: la IA no está para venderte humo, está para que compres solo lo que vas a mover.
No te engaña, te ayuda. Y para el ojo humano, KeyFarma añade la fecha de última compra y de última venta de cada producto: si la última venta fue hace ocho meses, la decisión es obvia.
Y además: a quién pedir, avisos y limpieza
Calcular el pedido es la mitad. KeyFarma cierra el círculo:
- A quién pedir. Junto a cada producto, el proveedor más barato combinando tu histórico de compras y tus mayoristas contratados. El sistema no solo te dice cuánto pedir, sino a quién para pagar menos.
- Alarma diaria por email. No hace falta que entres a mirar: cada mañana recibes un correo con "estos productos están bajo mínimo, toca pedir" y la cantidad de cada uno.
- Lista de exclusiones. Las bolsas, portes y no-productos que ensucian cualquier informe se quitan de un plumazo (por CN, por nombre o importando un Excel) y desaparecen de Stock, Predicción e Informes.
El resultado para tu farmacia
- Menos dinero inmovilizado: dejas de acumular lo que no rota.
- Menos roturas: el mínimo respeta el plazo real de cada proveedor.
- Menos caducidades: no compras de más "por si acaso".
- Menos tiempo perdido: el semáforo y el email te dicen qué hacer; tú decides.
- Mejores compras: pides a quien te lo deja más barato.
Porque no se trata de tener más stock, sino de tener el stock justo.